Le montage du dossier de location de bureaux professionnels
La location d’un bureau professionnel s’avère indispensable pour mettre en vitrine les services de votre entreprise, ou en tant que particulier. Preuve de votre existence légale, un bureau professionnel fait office de siège, et constitue le meilleur moyen de fidéliser vos clients, en leur indiquant où vous retrouver en toute sécurité. Cependant, il faut savoir constituer son dossier de location afin d’éviter à l’avenir, toute situation désagréable. Dans cet article, nous vous montrons le processus à suivre, en l’occurrence, les documents clés du dossier de location de bureaux professionnels.
Les documents requis pour la location de bureaux
Comme vous pouvez déjà vous en douter, la démarche à suivre pour louer un bureau, qui plus est professionnel, n’est guère la même que celle pour la location des résidences. Ainsi, les pièces sont loin d’équivaloir. Pour les documents du dossier de location de votre bureau, vous devriez alors fournir les pièces afférentes à l’identité de votre entreprise. Il s’agit notamment du nom, de la forme juridique, de l’immatriculation, etc. Tous ces renseignements sont référés dans les documents portant sur les statuts de votre entreprise.
Ensuite, vous devriez pourvoir vos références bancaires, afin que la transaction financière s’opère dans des conditions appropriées. Il s’agit en l’occurrence des bilans des trois dernières années et de votre relevé d’identité bancaire (RIB). Vous devriez aussi présenter votre extrait de Kbis, qui permet d’attester de l’existence légale de votre société. Cependant, il ne vous sera pas exigé de fournir les bilans des trois dernières années si votre entreprise a été récemment créée.
Quant aux frais de location de votre bureau professionnel, il est important de tenir compte des taxes, le parking, le loyer, sans oublier l’aménagement des bureaux. Par ailleurs, il n’est pas à omettre le dépôt de garantie, qui a pour but de rassurer le bailleur que le locataire va aisément remplir ses charges financières et matérielles. Si vous n’êtes éventuellement pas disponible à remplir vous-même les formalités conséquentes, les renseignements en rapport au responsable signataire du contrat doivent alors être aussi fournis.
Les documents supplétifs au contrat de bail
D’autres documents annexes sont de même requis pour la location de votre bureau professionnel. Ils seront par contre remis lors de la signature du contrat de bail. De ce fait, le bailleur doit présenter un dossier diagnostic d’ordre technique, en particulier sur les capacités énergétiques, les risques d’économie éventuels, les risque technologiques et naturels, ainsi que les informations sur la superficie du bureau, qui doivent être communiquées au locataire. Si cette surface se révèle fausse, (inférieure de 5 % à la superficie exacte du bureau loué), le bailleur devra accepter une diminution du loyer, proportionnellement au fossé relevé.
Les documents spécifiques au statut de votre société
En fonction de la forme juridique de votre société, certaines pièces particulières vous seront exigées pour constituer votre dossier de location. S’il est question d’une association, vous devriez ajouter la carte d’identité du président, qui devra à son tour fournir les bilans prévisionnels. Outre cela, votre association dans ce cas précis, devra aussi apporter les documents spécifiant vos sources de subvention. Cependant, si vous désirez louer en tant que travailleur libéral, vous devriez inclure dans votre dossier votre pièce d’identité. Ce qui fait de vous le seul responsable du suivi des clauses du logement et du paiement du loyer. Votre dernier avis d’impôt sera également requis pour certifier votre capacité à payer convenablement le loyer.